Od 3 lipca 2021 r. zasadą jest, że doręczanie pism sądowych w sprawach cywilnych pełnomocnikom profesjonalnym odbywa się poprzez umieszczanie ich treści w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych. Wprowadzenie tej regulacji nastąpiło bez równoczesnego dostosowania tego systemu do nowej funkcji oraz wydania aktu prawnego jasno określającego zasady dokonywania doręczeń. Dopiero od 29 listopada 2021 r. uruchomiono w systemie dodatkowe funkcjonalności.

W rzeczywistości działanie instytucji doręczeń elektronicznych w dalszym ciągu pozostawiono wyłącznie zmiennej i niejednorodnej praktyce. Skutkuje to często koniecznością intuicyjnego postępowania pełnomocników, mnożeniem czynności dokonywanych z ostrożności procesowej i brakiem zapewnienia podstawowych gwarancji procesowych.

WĄTPLIWOŚCI

Doręczanie pism sądowych z wykorzystaniem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych od początku budzi wiele wątpliwości. Wśród najważniejszych można wymienić:

• Jakie rodzaje pism podlegają doręczeniom w tym trybie, a jakie mogą być umieszczane jedynie w celach informacyjnych? Czy skutki procesowe właściwe dla doręczenia pisma sądowego wywołuje zapoznanie się wyłącznie z pismami niewymagającymi podpisu, określonymi w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości, czy także z innymi, w tym zwłaszcza z wyrokami i postanowieniami
• Jakie dokumenty powinny zostać połączone w jednym pliku, by mógł wystąpić skutek doręczenia?
• W którym dniu rozpoczyna swój bieg termin na dokonanie czynności procesowej, jeśli pismo zostało umieszczone zarówno w systemie, jak i nadane listem poleconym, a w systemie brak jest zarządzenia o odstąpieniu od doręczeń przez portal informacyjny?
• Czy w przypadku nieposiadania przez pełnomocnika konta w portalu informacyjnym lub dostępu do danej sprawy sąd może doręczać mu pisma z wykorzystaniem tego systemu i stosować fikcję doręczenia?

To tylko niektóre z pytań, na które – w związku z brakiem przepisów – odpowiedź stara się znaleźć praktyka. Wiele z przyjmowanych rozwiązań jest jednak odmiennych – nie tylko w różnych apelacjach, sądach czy wydziałach, ale nawet wśród sędziów tego samego sądu. Dodatkowo występują problemy z przyznawaniem i posiadaniem przez użytkowników ciągłego dostępu do poszczególnych spraw (niektóre „znikają” z listy spraw pełnomocników) czy korzystaniem z portalu w różnych przeglądarkach internetowych lub na różnych urządzeniach.

W portalu umieszcza się przy tym także nieistotne dokumenty, co utrudnia identyfikację pism udostępnianych ze skutkiem doręczenia. Rozstrzygnięcie tych wątpliwości jest szczególnie istotne w kontekście ustalenia początku biegu terminu na wniesienie środka zaskarżenia, a tym samym zapewnienia realizacji gwarancji procesowych.

„MOJE DORĘCZENIA”

Rozwiązaniem miało być dodanie do portalu informacyjnego zakładki „Moje doręczenia”, dedykowanej do umieszczania w niej pism sądowych doręczanych elektronicznie, oraz elektronicznych potwierdzeń odbioru tych pism. Nastąpiło to dopiero pod koniec listopada, a więc po ponad pięciu miesiącach od ogłoszenia ustawy wprowadzającej doręczenia elektroniczne przez portal informacyjny. W praktyce jednak, ponad miesiąc po wprowadzeniu postulowanych zmian, nie tylko wciąż występują dotychczasowe trudności i wątpliwości, lecz wręcz pojawiają się kolejne.

Niektórzy profesjonalni pełnomocnicy podnoszą bowiem, że, mimo posiadania przez nich nowej zakładki „Moje doręczenia”, pisma sądowe umieszczane są jak dotychczas jedynie w zakładce „Dokumenty” – niekiedy z adnotacją, że pismo podlega doręczeniu przez portal informacyjny ze wszystkimi tego skutkami – a zakładka „Moje doręczenia” jest pusta. Czasem też pisma sądowe umieszczane są najpierw w zakładce „Dokumenty”, a następnie w zakładce „Moje doręczenia” lub w zakładce „Moje doręczenia” umieszczane są jedynie zarządzenia o doręczeniu pism, a same pisma – w zakładce „Dokumenty”. Jednocześnie od wprowadzenia nowych funkcjonalności informacja o dacie odbioru pisma pojawia się jedynie w zakładce „Moje doręczenia”, nie zaś także w zakładce „Dokumenty”. Bywa też tak, że pismo znajduje się jedynie w zakładce „Dokumenty”, nie jest doręczane tradycyjnie, ani też nie pojawia się w zakładce „Moje doręczenia”, a w portalu pełnomocnik nie ma możliwości weryfikacji kiedy pismo zostało uznane za doręczone (zniknął przycisk „szczegóły” to umożliwiający).

BRAK PODSTAWY PRAWNEJ

Pomimo, że art. 15zzs9 ust. 2 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2021 poz. 2095 ze zm., dalej jako: „Ustawa Covidowa”) wprowadzający instytucję doręczeń przez portal informacyjny został ogłoszony w czerwcu 2021 r., do dnia dzisiejszego nie został wydany żaden akt prawny (ustawa lub rozporządzenie wykonawcze), który określałby szczegółowe zasady ich wykonywania lub nakładałby obowiązki z nimi związane.

Nie istnieje bowiem podstawa prawna obowiązku posiadania przez profesjonalnego pełnomocnika konta w portalu informacyjnym czy dostępu do każdej prowadzonej przez niego sprawy. Wymóg taki, choć może wynikać jedynie z przepisu prawa powszechnie obowiązującego, przewidziano faktycznie. Sądy umieszczają bowiem w portalu pisma sądowe nawet bez wiedzy ich adresatów lub wraz z pierwszym pismem przesyłają informację, że każde kolejne będzie doręczane elektronicznie.

Ponadto art. 15zzs9 ust. 2 Ustawy Covidowej wskazuje jedynie ogólnie, że doręczenia będą dokonywane poprzez umieszczanie pism sądowych w portalu informacyjnym, nie precyzując dedykowanej temu zakładki lub sposobu. Instrukcja przygotowana przez Ministerstwo Sprawiedliwości, choć przydatna w praktyce, nie jest natomiast źródłem prawa powszechnie obowiązującego, a tym samym nie zapewnia odpowiedniej ochrony praw procesowych uczestników postępowania cywilnego. Nie ma zatem żadnej prawnej gwarancji, że skutek w postaci przyjęcia, iż dokonano doręczenia nie zostanie przyjęty wraz z momentem zapoznania się przez profesjonalnego pełnomocnika z pismem umieszczonym w zakładce „Dokumenty” lub upływem czternastu dni od dnia jego umieszczenia tamże, nawet mimo wprowadzenia zakładki „Moje doręczenia”. Ryzyko jest tym większe w związku z opisanymi powyżej problemami.

CO POWINIEN ZROBIĆ USTAWODAWCA?

Ustawodawca, zamiast uprzednio wprowadzić kompletne i precyzyjne regulacje prawne związane z doręczeniami elektronicznymi, ukształtowanie odpowiednich rozwiązań pozostawił zmiennej i niejednorodnej praktyce, uznaniu sędziów oraz własnym domysłom uczestników postępowania. Ryzyko w tym zakresie jest więc bezpodstawnie przerzucane na pełnomocników profesjonalnych, a w konsekwencji także na ich klientów. Nie można wymagać od nich czasochłonnego i kosztownego podejmowania czynności z ostrożności procesowej, weryfikacji danych w portalu i uzyskiwanych w sądzie. Nawet przy zachowaniu najwyższej staranności w prowadzeniu spraw, wady działania portalu stwarzają realne zagrożenie pozbawienia uczestników postępowań sądowych możności obrony swych praw, a co za tym idzie – nieważności postępowań sądowych.

W konsekwencji należy postulować, by niezwłocznie w akcie prawa powszechnie obowiązującego zostały określone szczegółowe zasady dokonywania doręczeń elektronicznych. Jedynie wówczas będą one mogły poprawnie spełniać swój cel i zarazem nie narażać zarówno sądów, jak i uczestników postępowania, na daleko idące, negatywne skutki braku właściwych i niezbędnych rozwiązań prawnych.
_____________________________________________________________________

W przypadku pytań zachęcamy do kontaktu z autorami alertu: Maciejem Gniewoszem i Pauliną Wolszczak z zespołu rozwiązywania sporów WKB.

Alert można pobrać TUTAJ